DSGVO & EU AI Act: Was bei KI-Telefonie rechtlich zu beachten ist

Kaum ein Thema löst bei Betrieben so viel Unsicherheit aus wie die Rechtslage rund um KI am Telefon: Darf der Assistent Gespräche führen? Was ist mit den Daten der Anrufer? Die gute Nachricht: KI-Telefonie ist in Österreich und der EU klar zulässig – wenn einige Pflichten eingehalten werden. Dieser Überblick fasst die wichtigsten zusammen.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

1. Transparenz: Der Anrufer muss wissen, dass er mit KI spricht

Der EU AI Act verlangt, dass Menschen informiert werden, wenn sie mit einem KI-System interagieren. Für den Telefonassistenten heißt das konkret: Er stellt sich zu Gesprächsbeginn als digitaler Assistent vor. Das ist keine Formalie, sondern schafft auch Vertrauen – Anrufer reagieren deutlich entspannter, wenn sie wissen, woran sie sind.

2. DSGVO: Personenbezogene Daten sauber verarbeiten

Sobald der Assistent Namen und Rückrufnummern aufnimmt, verarbeitet er personenbezogene Daten. Dafür gelten die üblichen DSGVO-Regeln:

Rechtsgrundlage: In der Regel die Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – der Anrufer möchte ja etwas buchen oder anfragen.
Auftragsverarbeitung: Mit jedem eingesetzten Dienst – Telefonie-Plattform, Spracherkennung, Automatisierungstool – braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Informationspflicht: Die Datenschutzerklärung der Website muss die Telefon-Verarbeitung beschreiben: welche Daten, wofür, wie lange.
Datenminimierung: Der Assistent soll erfassen, was für den Rückruf nötig ist – nicht mehr.

3. Gesprächsaufzeichnung: Vorsicht bei Mitschnitten

Ein häufiges Missverständnis: Ein KI-Assistent braucht keine dauerhafte Tonaufzeichnung, um zu funktionieren. Die Spracherkennung verarbeitet das Audio in Echtzeit. Wer Gespräche darüber hinaus aufzeichnen will, braucht dafür eine eigene Rechtsgrundlage und muss die Anrufer klar informieren. Für die meisten Betriebe gilt: Transkript oder strukturierte Zusammenfassung statt Tonmitschnitt – das reicht für den Rückruf völlig und spart rechtliche Komplexität.

4. Wo die Daten liegen

Achten Sie darauf, wo die eingesetzten Dienste ihre Daten verarbeiten. Anbieter mit EU-Rechenzentren oder anerkannten Übermittlungsmechanismen (etwa dem EU-US Data Privacy Framework) vereinfachen die DSGVO-Bewertung erheblich. Und: Rückruflisten und Gesprächsdaten sollten vertraglich dem Betrieb gehören – nicht dem Technologieanbieter.

Faustregel: Wer Transparenz, AVVs und eine aktuelle Datenschutzerklärung hat, hat die drei größten Baustellen der KI-Telefonie bereits erledigt.

Checkliste für Ihren Betrieb

Assistent stellt sich als digitaler Assistent vor
AVV mit allen beteiligten Diensten abgeschlossen
Datenschutzerklärung um KI-Telefonie ergänzt
Keine Tonaufzeichnung ohne eigene Rechtsgrundlage und klare Information
Speicherfristen definiert (z. B. Rückrufliste nach Erledigung löschen)
Vertraglich geregelt: Daten gehören dem Betrieb

Fazit

Die Rechtslage ist kein Hindernis für KI-Telefonie – sie ist eine Qualitätsanforderung. Seriös umgesetzte Lösungen erfüllen diese Punkte von Anfang an, und Anrufer merken den Unterschied. Wenn ein Anbieter auf die Frage nach AVVs oder Transparenzpflicht ausweicht, ist das das eigentliche Warnsignal.